Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Dla kogo jest ta umowa

Gdy jako zarządca, firma zarządzająca, zarząd wspólnoty lub wynajmujący zarządzasz w Moradot budynkiem albo wynajmem mieszkań, przechowujesz dane osobowe osób, których te sprawy dotyczą. Administratorem tych danych jesteś ty, a Moradot PSA (Moradot prosta spółka akcyjna), [registered address - to be completed], KRS [KRS - to be completed], NIP [NIP - to be completed] („Moradot”, „my”) przetwarza je w twoim imieniu jako podmiot przetwarzający.

Te postanowienia stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO. Są częścią naszego regulaminu i obowiązują tak długo, jak korzystasz z Moradot do zarządzania budynkiem lub wynajmu mieszkań. Jeśli potrzebujesz podpisanego egzemplarza, napisz na adres [email protected].

Jeśli korzystasz z Moradot tylko w sprawach własnego mieszkania (jako właściciel, najemca lub mieszkaniec), ta umowa cię nie dotyczy. Administratorem twoich własnych danych jesteśmy my, jak wyjaśnia nasza polityka prywatności.

2. Przedmiot i czas trwania

• Przedmiot: dane osobowe, które ty, twój zespół i zaproszone przez was osoby przechowujecie w Moradot, aby zarządzać budynkiem lub wynajmem mieszkań.
• Czas trwania: tak długo, jak korzystasz z Moradot w odniesieniu do tego budynku lub tych mieszkań, a potem do chwili zwrotu lub usunięcia danych zgodnie z punktem 9.

3. Charakter i cel przetwarzania

• Cel: udostępnianie ci Moradot, w tym planów gospodarczych i opłat, płatności, umów najmu i czynszu, rachunków i umów z dostawcami, liczników, napraw, głosowań, komunikacji z osobami, których to dotyczy, przypomnień i innych funkcji, z których korzystasz.
• Co robimy z danymi: przechowujemy je, porządkujemy i pokazujemy każdej osobie tę część, która jej dotyczy; wysyłamy e-maile i przypomnienia; a gdy ty lub twój zespół korzystacie z odpowiednich funkcji, odczytujemy dokumenty i dopasowujemy pozycje wyciągów bankowych z pomocą AI (punkt 7).
• AI tylko podpowiada. To, co AI odczyta z dokumentu albo zaproponuje dla pozycji wyciągu, czeka, aż ktoś po twojej stronie to sprawdzi. Do tego czasu nic nie zostaje zapisane.
• Nic poza tym: nie wykorzystujemy danych w żadnym innym celu, nie sprzedajemy ich i nie używamy ich do reklamy.

4. Czyje dane i jakie

• Osoby, których dane dotyczą: właściciele, współwłaściciele, najemcy, mieszkańcy, członkowie twojego zespołu, dostawcy i ich osoby kontaktowe.
• Rodzaje danych: imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe; numery podatkowe; mieszkania, których te osoby są właścicielami lub najemcami albo w których mieszkają, oraz ich udziały; opłaty, czynsz, kaucje, płatności, potwierdzenia płatności, dane rachunków bankowych i pozycje wyciągów bankowych; rachunki, umowy, polisy ubezpieczeniowe i umowy kredytowe; odczyty liczników; głosy; dokumenty i zdjęcia; wiadomości, komentarze i zgłoszenia usterek.
• Bez szczególnych kategorii danych: Moradot nie jest przeznaczony do przetwarzania danych dotyczących zdrowia ani innych szczególnych kategorii danych osobowych. Prosimy ich nie wprowadzać.

5. Nasze zobowiązania

Zobowiązujemy się:

• przetwarzać dane wyłącznie po to, by udostępniać ci Moradot, zgodnie z twoimi udokumentowanymi poleceniami (są nimi ta umowa i sposób, w jaki korzystasz z Moradot), chyba że prawo nakazuje nam inaczej; wtedy najpierw cię o tym poinformujemy, o ile prawo na to pozwala;
• niezwłocznie cię poinformować, jeśli uznamy, że twoje polecenie narusza przepisy o ochronie danych;
• zapewnić, by każdy, kto w Moradot ma dostęp do danych, był zobowiązany do zachowania ich w tajemnicy;
• chronić dane środkami opisanymi w punkcie 6;
• pomagać ci w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą (dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub eksportu), i przekazywać ci każde takie żądanie, które trafi bezpośrednio do nas;
• pomagać ci w zapewnianiu bezpieczeństwa, zgłaszaniu naruszeń ochrony danych osobowych, przeprowadzaniu oceny skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym, w zakresie, w jakim dotyczy to Moradot;
• bez zbędnej zwłoki poinformować cię, jeśli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym twoich danych, i przekazać ci informacje potrzebne do jego oceny i zgłoszenia;
• udostępniać ci informacje niezbędne do wykazania, że przestrzegamy tej umowy, i umożliwiać audyty: zapowiedziane z rozsądnym wyprzedzeniem, w rozsądnych odstępach czasu i przeprowadzane w sposób, który chroni dane innych klientów.

6. Jak chronimy dane

• Szyfrowanie: dane osobowe, takie jak numery podatkowe, rachunki bankowe, pozycje wyciągów bankowych, notatki, komentarze i wiadomości, przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.
• Pliki bez publicznego dostępu: dokumenty i zdjęcia przechowujemy w prywatnym magazynie. Każdy link do pliku działa tylko przez 2 godziny.
• Bez haseł: logowanie odbywa się jednorazowym kodem wysłanym na e-mail lub telefon.
• Tylko to, co potrzebne: każda osoba widzi tylko to, co jej dotyczy, a dostęp po naszej stronie jest ograniczony do tego, czego dana osoba potrzebuje.
• W UE: dane są przechowywane w centrach danych Google Cloud w Belgii, w Unii Europejskiej.

7. Dalsze podmioty przetwarzające

Wyrażasz zgodę, abyśmy korzystali z usług wymienionych niżej dostawców. Na każdego z nich nakładamy w umowie te same obowiązki w zakresie ochrony danych, jakie wynikają z tej umowy, i odpowiadamy przed tobą za ich działania. Dostawcy AI otrzymują dane tylko wtedy, gdy ktoś korzysta z funkcji, która ich wymaga.

Dostawca	W jakim celu	Jakie dane	Gdzie
Google Cloud	Działanie Moradot: serwery, baza danych i przechowywanie plików	Wszystkie dane przechowywane w Moradot	Unia Europejska (Belgia)
Firebase (Google)	Logowanie, wysyłanie kodów SMS, udostępnianie aplikacji internetowej	Adres e-mail lub numer telefonu, kod logowania, dane techniczne każdej wizyty w aplikacji	Możliwe poza UE (punkt 8)
Google Maps Platform (Google)	Podpowiadanie adresów podczas wpisywania	Wpisywany adres, bez żadnych informacji o tym, kto go wpisuje	Możliwe poza UE (punkt 8)
Scaleway	Wysyłanie e-maili: kodów logowania, przypomnień i powiadomień	Imię i nazwisko oraz adres e-mail odbiorcy, a także treść wiadomości	Francja (UE)
Mistral AI	Odczytywanie dokumentów, o których odczytanie ktoś prosi Moradot: faktur, rachunków za media i liczniki, raportów z odczytów liczników, polis ubezpieczeniowych, umów i zestawień kredytów hipotecznych, wyciągów bankowych w PDF	Cały dokument ze wszystkim, co jest na nim wydrukowane: imionami i nazwiskami, adresami, numerami podatkowymi, numerami rachunków, kwotami	Francja (UE); możliwe poza UE (punkt 8)
TypeSafe AI	Podpowiadanie, czego dotyczy pozycja wyciągu bankowego, jakiego rodzaju dokument przesłano, którego mieszkania dotyczy rachunek oraz czy płatność wygląda na ratę kredytu lub składkę ubezpieczeniową	Pozycje wyciągów bankowych (data, kwota, opis, nazwa i rachunek drugiej strony, tytuł przelewu); zapisy, do których pozycja może pasować (imiona i nazwiska płacących lub uprawnionych do zapłaty, mieszkania, kwoty, terminy płatności); początkowy tekst przesłanego dokumentu; adres z rachunku i adresy twoich mieszkań	Możliwe poza UE (punkt 8)
Sentry (Functional Software, Inc.)	Raporty o błędach	Dane techniczne błędu, skonfigurowane tak, aby w miarę możliwości nie zawierały danych osobowych	Stany Zjednoczone

Asystenci AI, których sam podłączasz (na przykład Claude lub ChatGPT), oraz organy publiczne, do których prosisz Moradot o przesłanie czegoś (na przykład organ podatkowy, w sprawie potwierdzeń zapłaty czynszu), nie są naszymi dalszymi podmiotami przetwarzającymi: to ty je wybierasz i otrzymują tylko to, o co prosisz.

O każdej zmianie tej listy poinformujemy cię e-mailem i opublikujemy ją tutaj co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Jeśli z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych sprzeciwiasz się zmianie, daj nam znać. Jeśli nie uda się znaleźć rozwiązania, możesz przestać korzystać z Moradot w odniesieniu do danych, których dotyczy zmiana.

8. Poza Unią Europejską

Dane są przechowywane w Unii Europejskiej. Niektórzy z wymienionych wyżej dostawców mogą przetwarzać ich część gdzie indziej:

• Sentry ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych.
• Firebase i Google Maps Platform to usługi Google, które mogą działać w centrach danych poza UE.
• Mistral AI ma siedzibę we Francji, ale może odczytywać dokumenty na serwerach poza UE.
• TypeSafe AI może przetwarzać otrzymywane dane poza UE.

Jeśli dostawca przetwarza dane poza UE lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, korzystamy z niego tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednie zabezpieczenie: decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (taka jak decyzja w sprawie Ram ochrony danych UE-USA) albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. Jeśli chcesz otrzymać ich kopię, napisz do nas.

9. Po zakończeniu korzystania

Gdy przestajesz korzystać z Moradot do zarządzania budynkiem lub wynajmem, możesz najpierw pobrać dokumentację albo poprosić nas, żebyśmy przekazali ją osobie lub firmie, która przejmuje zarządzanie. Potem w ciągu 90 dni usuwamy dane osobowe, które przechowujemy w twoim imieniu, chyba że prawo nakazuje nam je przechowywać.

10. Odpowiedzialność i prawo właściwe

Odpowiedzialność z tytułu tej umowy określają nasz regulamin i RODO. Umowa podlega prawu polskiemu.

11. Kontakt

Jeśli masz pytania o tę umowę lub chcesz otrzymać podpisany egzemplarz, napisz na adres [email protected].