Termos de tratamento de dados

1. A quem se destinam estes termos

Quando administras um prédio ou arrendas casas no Moradot - como administração de condomínio, empresa de gestão, comissão de condóminos ou senhorio - guardas dados pessoais sobre as pessoas envolvidas. Em relação a esses dados, és o responsável pelo tratamento, e a Moradot PSA (Moradot prosta spółka akcyjna), [registered address - to be completed], KRS [KRS - to be completed], NIP [NIP - to be completed] (“Moradot”, “nós”) trata-os por tua conta, na qualidade de subcontratante.

Estes termos constituem o contrato de tratamento de dados exigido pelo artigo 28.º do RGPD. Fazem parte dos nossos termos de utilização e aplicam-se enquanto usares o Moradot para administrar um prédio ou arrendar casas. Se a tua organização precisar de uma cópia assinada, escreve para [email protected].

Se usas o Moradot apenas para a tua própria casa - como proprietário, inquilino ou morador - estes termos não se aplicam a ti. Em relação aos teus próprios dados, somos nós o responsável pelo tratamento, como explica a nossa política de privacidade.

2. O que abrangem, e durante quanto tempo

• Objeto: os dados pessoais que tu, a tua equipa e as pessoas que convidas guardam no Moradot para administrar um prédio ou arrendar casas.
• Duração: enquanto usares o Moradot para esse prédio ou essas casas e, depois disso, até termos devolvido ou apagado os dados, como indica a secção 9.

3. O que fazemos com os dados, e porquê

• Finalidade: fornecer-te o Moradot - orçamentos e quotas, pagamentos, contratos de arrendamento e rendas, faturas e contratos, contadores, reparações, votações, comunicação com as pessoas envolvidas, lembretes e as outras funcionalidades que usas.
• O que fazemos: guardamos os dados, organizamo-los e mostramos a cada pessoa a parte que lhe diz respeito; enviamos emails e lembretes; e, quando tu ou a tua equipa usam essas funcionalidades, pedimos a uma IA que leia documentos e associe linhas de extratos bancários (secção 7).
• A IA só sugere. O que a IA lê num documento, ou propõe para uma linha de um extrato bancário, fica à espera de que alguém do teu lado o confirme. Nada é guardado antes disso.
• Nada mais: não usamos os dados para nenhuma outra finalidade, não os vendemos e não os usamos para publicidade.

4. De quem são os dados, e quais

• Titulares dos dados: proprietários, comproprietários, inquilinos, moradores, membros da tua equipa, fornecedores e os respetivos contactos.
• Dados: nomes e contactos; números de identificação fiscal; as casas de que as pessoas são proprietárias, que arrendam ou onde vivem, e as respetivas quotas-partes; quotas, rendas, cauções, pagamentos, comprovativos de pagamento, dados de contas bancárias e linhas de extratos bancários; faturas, contratos, apólices de seguro e contratos de crédito; leituras de contadores; votos; documentos e fotografias; mensagens, comentários e pedidos de reparação.
• Sem categorias especiais: o Moradot não foi concebido para dados de saúde nem para outras categorias especiais de dados pessoais. Por favor, não os introduzas.

5. Os nossos compromissos

Comprometemo-nos a:

• tratar os dados apenas para fornecer o Moradot, seguindo as tuas instruções documentadas - que são estes termos e a forma como usas o Moradot - salvo se a lei exigir outra coisa, caso em que te informamos previamente, se a lei o permitir;
• informar-te imediatamente se, no nosso entender, uma instrução tua violar a legislação de proteção de dados;
• garantir que todas as pessoas que, da nossa parte, podem aceder aos dados estão obrigadas a manter a sua confidencialidade;
• protegê-los com as medidas da secção 6;
• ajudar-te a responder aos pedidos dos titulares dos dados - para ver, corrigir, apagar ou exportar os seus dados - e encaminhar-te qualquer pedido que recebamos diretamente;
• ajudar-te em matéria de segurança, de notificação de violações de dados pessoais, de avaliações de impacto sobre a proteção de dados e de consulta à autoridade de controlo, na medida em que digam respeito ao Moradot;
• informar-te sem demora injustificada se tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete os teus dados, com a informação de que precisas para a avaliar e notificar;
• disponibilizar-te a informação necessária para demonstrar o cumprimento destes termos, e permitir auditorias - mediante aviso prévio razoável, com uma periodicidade razoável e de forma a proteger os dados de outros clientes.

6. Como os mantemos seguros

• Cifrados: dados pessoais como números de identificação fiscal, contas bancárias, linhas de extratos bancários, notas, comentários e mensagens são guardados cifrados.
• Ficheiros privados: os documentos e as fotografias ficam num armazenamento privado. Cada ligação para um deles só funciona durante 2 horas.
• Sem palavras-passe: as pessoas iniciam sessão com um código de utilização única enviado para o email ou para o telemóvel.
• Só o necessário: cada pessoa vê apenas o que lhe diz respeito, e o acesso, da nossa parte, está limitado ao que cada pessoa precisa.
• Na UE: os dados são guardados em centros de dados da Google Cloud na Bélgica, na União Europeia.

7. Subcontratantes ulteriores

Autorizas-nos a recorrer aos prestadores abaixo indicados. Impomos a cada um deles, por contrato, as mesmas obrigações em matéria de proteção de dados que as estabelecidas nestes termos, e continuamos a responder perante ti pelo que fazem. Os prestadores de IA só recebem dados quando alguém usa a funcionalidade que precisa deles.

Prestador	Para quê	Que dados	Onde
Google Cloud	Fazer funcionar o Moradot: servidores, base de dados e armazenamento de ficheiros	Todos os dados guardados no Moradot	União Europeia (Bélgica)
Firebase (Google)	Início de sessão, envio de códigos por SMS, disponibilização da aplicação web	Endereço de email ou número de telemóvel, o código de início de sessão, dados técnicos de cada visita à aplicação	Pode ser fora da UE (secção 8)
Google Maps Platform (Google)	Sugerir moradas enquanto se escreve uma	A morada que está a ser escrita, e nada sobre quem a escreve	Pode ser fora da UE (secção 8)
Scaleway	Envio de emails: códigos de início de sessão, lembretes e avisos	O nome e o endereço de email da pessoa a quem escrevemos, e o próprio email	França (UE)
Mistral AI	Ler os documentos que alguém pede ao Moradot para ler: faturas, faturas de água, luz, gás e aquecimento, relatórios de leituras de contadores, apólices de seguro, contratos e extratos de crédito à habitação, extratos bancários em PDF	O documento inteiro, com tudo o que nele estiver impresso: nomes, moradas, números de identificação fiscal, números de conta, montantes	França (UE); pode ser fora da UE (secção 8)
TypeSafe AI	Sugerir a que se refere uma linha de um extrato bancário, que tipo de documento foi carregado, a que casa se refere uma fatura, e se um pagamento parece uma prestação de um crédito ou um prémio de seguro	Linhas de extratos bancários (data, montante, descrição, nome e conta da outra parte, referência); os registos com que uma linha pode corresponder (nomes de quem paga ou de quem tem a receber, casas, montantes, datas de vencimento); o texto inicial de um documento carregado; a morada de uma fatura e as moradas das tuas casas	Pode ser fora da UE (secção 8)
Sentry (Functional Software, Inc.)	Relatórios de erros	Dados técnicos de um erro, configurados para excluir dados pessoais tanto quanto possível	Estados Unidos

Os assistentes de IA que tu próprio ligas (como o Claude ou o ChatGPT) e as autoridades públicas a quem pedes ao Moradot que envie algo (como a autoridade tributária, para os recibos de renda) não são nossos subcontratantes: és tu que os escolhes, e recebem apenas o que pedes.

Avisamos-te por email, e publicamos aqui, qualquer alteração a esta lista com pelo menos 30 dias de antecedência em relação à data em que se aplica. Se te opuseres a uma alteração por motivos razoáveis relacionados com a proteção de dados, informa-nos. Se não conseguirmos resolver a questão, podes deixar de usar o Moradot para os dados em causa.

8. Fora da União Europeia

Os dados são armazenados na União Europeia. Alguns dos prestadores acima podem tratar parte deles noutros locais:

• A Sentry está sediada nos Estados Unidos.
• O Firebase e a Google Maps Platform são serviços da Google que podem funcionar em centros de dados fora da UE.
• A Mistral AI está sediada em França, mas pode ler documentos em servidores fora da UE.
• A TypeSafe AI pode tratar fora da UE os dados que recebe.

Sempre que um prestador trata dados fora da UE ou do Espaço Económico Europeu, só o usamos com uma garantia adequada: uma decisão de adequação da UE (como o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA) ou as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia. Escreve-nos para receberes uma cópia.

9. Quando deixas de usar o Moradot

Quando deixares de usar o Moradot para um prédio ou para os teus arrendamentos, podes primeiro transferir os respetivos registos, ou pedir-nos que os entreguemos a quem assumir a gestão a seguir. Depois disso, apagamos os dados pessoais que guardamos por tua conta no prazo de 90 dias, salvo se a lei nos obrigar a conservá-los.

10. Responsabilidade e lei aplicável

A responsabilidade ao abrigo destes termos rege-se pelos nossos termos de utilização e pelo RGPD. Estes termos regem-se pela lei polaca.

11. Contacto

Para dúvidas sobre estes termos, ou para pedir uma cópia assinada: [email protected].